Büroverwaltung ist ein auf MS Excel basierendes Programm zur Arbeitszeitverwaltung (Dienstplan) in KITAs & Kigas. Zielgruppe • Arbeitszeitverwaltung (Dienstplan) einer Kindereinrichtung (KITA oder Kiga) durch die Leitung Programmeigenschaften • Excel-Template mit einfacher Programm-Handhabung bei minimalen Vorkenntnissen • bis zu 70 MitarbeiterInnen für eine Einrichtung werden verwaltet • Sperrung nicht relevanter Zellen zur Fehlervermeidung • jederzeit einen umfassenden statistischen Überblick • einsetzbar auch als Jahresurlaubsplaner • alle Tabellen sind einzeln ausdruckbar Technische Voraussetzungen • Windows-PC optional mit Drucker • MS Excel ab Version 2010 Programmaufbau Das Programm enthält im unteren Teil sogenannte Register/Tabellen: - 1x Rot für die statistische Jahresauswertung (Auswertung) - 2x Grün für Umrechnungstabelle und Druckinformation - 12x Blau für die Monatsansichten (Januar, Februar, usw.) - 52x Gelb für die Wochenansichten (W1, W2, usw.) Einrichten des Programms Sie tragen einmalig im Register Auswertung ein: - Name & Anschrift Ihrer Einrichtung - Namen der MitarbeiterInnen - Anzahl der Arbeitstage der MitarbeiterInnen - Vertragliche Normalarbeitszeit in Ihrer Einrichtung - Urlaubsansprüche bzw. -überträge der MitarbeiterInnen - Vertragliche Wochenarbeitszeiten bzw. Arbeitszeitüberträge der MitarbeiterInnen Arbeit mit dem Programm Ihre tägliche Arbeit besteht nun im Folgenden lediglich im Eintragen der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit der einzelnen MitarbeiterInnen in der Wochenansicht (Dienstplan). Zusätzlich kann in einer Spalte die Dauer eventueller Dienstbesprechungen sowie in einer weiteren Spalte sonstige Arbeitszeiten, wie Elternabende eingetragen werden. Diese werden dann zur geleisteten Arbeitszeit addiert und ergeben die tatsächlichen Wochenstunden. Für eventuelle Bemerkungen steht das Feld Notizen zur Verfügung. Den Rest erledigt das Programm für Sie - in der Wochenansicht: • Berechnung der tatsächlichen Wochenarbeitszeit • Darstellung des aktuellen Arbeitszeitkontos hinsichtlich Über- bzw. Minderstunden - in der Monatsansicht: • Anfertigung einer monatlichen Zusammenstellung (Anwesenheitsliste) • Anfertigung einer monatlichen Statistik - in der Jahresansicht: • statistische Gesamtauswertung der Angaben • statistische Gesamtauswertung der Arbeitszeiten für jeden Monat